Archyvaras

Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

• užtikrina tinkamą įstaigos dokumentų valdymą, peržiūri ir atsako už gautą korespondenciją, atlieka pirminį jos tvarkymą;
• Registruoja ir tvarko gaunamą ir siunčiamą korespondenciją kompiuterinėje dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS), sistemina gaunamus dokumentus ir informaciją, ją perduoda vykdytojams, kontroliuoja, kaip laikomasi pavedimų vykdymo terminų, vykdo siunčiamos korespondencijos apskaitą;
• surašo rezoliucijas į dokumentų registrus, nuskenuoja dokumentus. Vykdo TLK gautų dokumentų, reikalaujančių atsakymo, kontrolę;
• paruošia ir užtikrina savalaikį siunčiamos korespondencijos išsiuntimą paštu, faksu, elektroniniu paštu ar per DVS;
• vadovybės, skyriaus vedėjo pavedimu spausdina, kopijuoja dokumentus, tvirtina dokumentų kopijas ir nuorašus;
• užtikrina teisingą dokumentų bylų formavimą, archyvavimą, saugojimą ir perdavimą į įstaigos archyvą;
• užtikrina greitą ir kokybišką dokumentų, saugomų Administravimo skyriaus kompetencijai priskirtose bylose arba įstaigos archyve, paiešką;
• konsultuoja TLK darbuotojus dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos klausimais;
• priima lankytojus, atsako į telefoninius skambučius, priima ir perduoda informaciją vadovybei, struktūriniams padaliniams, kitoms organizacijoms ar įstaigoms telefonu, faksu, elektroniniu paštu ar kitomis ryšio priemonėmis;
• priima ir registruoja į Klaipėdos TLK besikreipiančių asmenų prašymus, pareiškimus, pasiūlymus ir skundus, pagal kompetenciją rengia atsakymų projektus, persiunčia nagrinėjimui struktūriniams padaliniams, kitoms organizacijoms ar įstaigoms;
• rengia TLK dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymo sąrašą, bylų apyrašus, teikia juos derinti ir tvirtinti;
• organizuoja ir vykdo tinkamą dokumentų registravimą, bylų sudarymą, užbaigtų bylų tvarkymą, saugojimą bei perdavimą archyvavimui. Konsultuoja TLK darbuotojus dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimais;
• užtikrina priimtų į archyvą TLK dokumentų saugojimą, apskaitą, naudojimą. Kontroliuoja archyvo patalpose mikroklimato atitiktį higienos normų, priešgaisrinės saugos ir fizinės saugos reikalavimams;
• vykdo TLK dokumentų atranką nuolatiniam, ilgam saugojimui, sudaro metinius nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašus. Organizuoja ir vykdo TLK dokumentų perdavimą valstybiniam saugojimui;
• organizuoja ir vykdo TLK dokumentų atranką naikinimui, rengia naikinti atrinktų dokumentų bylų aktus, derina juos su valstybės archyvu;
• organizuoja ir vykdo viešuosius pirkimus;
• nesant Administravimo skyriaus vyriausiojo specialisto, atsakingo už posėdžių organizavimą, organizuoja posėdžius, paruošia posėdžių salę. informuoja TLK direktorių, jo pavaduotoją, struktūrinių padalinių vedėjus ir kviečiamus asmenis apie organizuojamus posėdžius, pasitarimus, susirinkimus;
• nesant Administravimo skyriaus vyriausiojo specialisto, atsakingo už TLK patalpų fizinę saugą, darbų, civilinę ir priešgaisrinę saugą, užtikrina saugos ir priešgaisrinės saugos reikalavimų vykdymą;
• vykdo kitus su TLK ir skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio TLK direktoriaus, skyriaus vedėjo pavedimus tam, kad būtų pasiekti TLK tikslai.